مسؤول المنح – Grant officer

Full-Time Administrative Field Job, إداري, دوام كامل, ميداني
Erbil, Flexible Location, Northeast Syria, دير الزور - ناحية الكسرة
Posted 1 week ago
2024-07-26 (Closing Date)

الموقع: دير الزور ناحية الكسرة

مدة العقد: 12 أشهر – قابلة للتجديد

 


حول IPV

IPV  هو اختصار لعبارة Innovative and Powerful Vision،

نشأت في سوريا عام 2016. بدأت كمجموعة من الناشطين، وظهرت استجابة لاحتياجات المجتمع ونشطت في شمال شرق سوريا.

.منظمة غير ربحية مرخصة في فرنسا وإربيل وشمال شرق سوريا . يشمل عملنا قطاعات التعليم والصحة والتغذية والحماية والأمن الغذائي وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية. نحن نستخدم أساليب متكاملة لتلبية الاحتياجات الإنسانية العاجلة وتطوير قدرات الأفراد من خلال برامجنا الإنسانية.


المجالات الرئيسية للمسؤولية المنوطة بالمنصب

تطوير وإدارة برامج المنح

مساعدة المدير المالي في تطوير وإدارة وتقديم وتعزيز برنامج المنح الخاص بالمنظمة، وضمان الامتثال لأفضل الممارسات المالية.

التعاون بشكل وثيق مع فريق البرنامج لوضع استراتيجية وتنفيذ تدفق المنح، وضمان التوافق مع متطلبات الجهات المانحة.

تقديم الدعم الفني واللوجستي أثناء مراجعة المنح وعملية اختيار الشركاء لضمان الالتزام بالسياسات والمبادئ التوجيهية المالية ومتطلبات ميزانية الجهات المانحة والمنظمة.

مراقبة المنح وتقييمها

المساهمة في تطوير وتنفيذ إطار رصد وتقييم المنح، بما في ذلك جمع البيانات الأساسية وإنشاء استراتيجيات وأنظمة الرصد والتقييم.

إجراء الزيارات الميدانية حسب خطة الرصد والتقييم.

الحفاظ على التواصل المنتظم مع المستفيدين من المنح لتعزيز الشراكات التعاونية.

تطوير وصيانة نظام قاعدة بيانات المستفيدين لتتبع التدفقات النقدية، ومتطلبات إعداد التقارير، وعمليات التدقيق، وتسليم العقود، ومراجعات الميزانية.

المساعدة في إعداد التقارير المرحلية والتقارير السنوية وخطط العمل وتقارير الحالة والوثائق الأخرى.

التقارير المالية والإدارة

المشاركة في تخطيط العمل السنوي وإعداد الميزانية لبرنامج المنح.

مراجعة البيانات المالية للممنوحين، وإجراء تسوية للسلف، والتأكد من حفظ السجلات بدقة.

مساعدة الفريق المالي الإداري في إنتاج تقارير إدارة المنح المالية.

أخذ وتوزيع محاضر اجتماعات لجنة المنح.

الإشراف على عملية التعاقد مع مستشاري المنح أو مقدمي الخدمات، بدءًا من الاختصاصات وحتى إكمال العقد.

تسهيل مدفوعات المستفيدين ووضع اللمسات الأخيرة على التقارير المالية مع فرق الشؤون المالية.

إجراء تدريب على بناء القدرات المالية للجهات المستفيدة من المنح، وضمان الالتزام بـ الأنظمة المالية للمنظمة والأنظمة المالية للجهات المانحة.

إصدار الخطابات البنكية والشيكات وصرف الدفعات بعد تسوية السلف.

توفير الرقابة المالية والتدريب للممنوحين.

صيانة ومراقبة ورقة تعقب الدفع الرئيسية.


المؤهلات والخبرة

  • خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المنح، خاصة مع المنظمات غير الحكومية المحلية أو الدولية. أو بكالوريوس في المجالات ذات الصلة 
  • مهارات التحليل المالي أو التجاري.
  • مهارات تواصل ممتازة على جميع المستويات.
  • إتقان حزمة برامج أوفيس، وخاصة برنامج إكسل.
  • خبرة في أنظمة قواعد البيانات المعقدة. خبرة مع QuickBooks أو برامج إدارة المنح المماثلة.
  • القدرة على القيام بمهام متعددة والعمل بشكل مستقل وتعاوني للوفاء بالمواعيد النهائية.
  • مهارات شخصية قوية للعمل بفعالية مع الشركاء والمنظمات غير الحكومية المحلية ووسائل الإعلام والسلطات المحلية.
  • إثبات النجاح في الإدارة المالية ومراقبة البرامج.
  • قدرة مثبتة على تحديد الأولويات وإدارة المهام المتنافسة.
  • القدرة على التعامل مع مستويات عالية من الضغط واتخاذ القرارات الحاسمة.
  • إجادة التحدث والكتابة والقراءة والعرض باللغتين العربية والإنجليزية. معرفة اللغة الكردية ميزة.

تلتزم منظمة IPV بحماية وأمان الأطفال والشباب والبالغين، ونتوقع من جميع الموظفين الامتثال لسياسات الحماية من الاستغلال والاعتداء الجنسي الخاصة بنا وحماية الطفل.

كما تتضمن عملية اختيار الموظفين في IPV عمليات تأكد صارمة من خلفيات المتقدمين لضمان التزامنا بمعايير الحماية.


الموعد النهائي لاستلام الطلبات:

26/7/2024


LOCATION: Northeast Syria – Deir ezzor -alkesrah district 

CONTRACT LENGTH: 12  Months – Renewable  

About IPV:

IPV is short for Innovative and Powerful Vision (IPV), which originated in Syria in 2016. Beginning as a group of activists, IPV emerged in response to the community’s needs and has been active in Northeast Syria. IPV is a non-profit organization licensed in France, ERBIL, and Northeast Syria (NES). Our work encompasses the Education, Health & Nutrition, Protection, FSL and Early Recovery. We employ integrated approaches to address immediate humanitarian needs and develop the capacity of individuals through our humanitarian programs.


KEY AREAS OF RESPONSIBILITY:

Grant Program Development and Management:

  1. Assist the Finance Manager in developing, managing, delivering, and promoting the organization’s grants program, ensuring compliance with financial best practices.
  2. Collaborate closely with program team to strategize and implement the grants stream, ensuring alignment with donor requirements.
  3. Provide technical and logistical support during the grants review and partner selection process to ensure adherence to policies, financial guidelines, and donor/IPV budget requirements.

Grants Monitoring and Evaluation:

  1. Contribute to developing and implementing a grant monitoring and evaluation framework, including baseline data collection, and creating M&E strategies and systems.
  2. Conduct field visits as per the monitoring and evaluation plan.
  3. Maintain regular communication with grantees to foster cooperative partnerships.
  4. Develop and maintain a grantee database system for tracking cash flows, reporting requirements, audits, contract deliverables, and budget revisions.
  5. Assist in preparing progress reports, annual reports, work plans, status reports, and other documents.

Financial Reporting and Management:

  1. Participate in annual work planning and budgeting for the grants program.
  2. Review grantees’ financials, perform reconciliation of advances, and ensure accurate record-keeping.
  3. Assist the Senior Finance Team in producing financial grant management reports.
  4. Take and distribute minutes of Grants Committee meetings.
  5. Oversee the contracting process for Grants consultants or service providers, from Terms of Reference to contract completion.
  6. Facilitate grantee payments and finalize financial reports with finance teams.
  7. Conduct financial capacity-building training for grantees, ensuring adherence to IPV and donors’ financial systems.
  8. Issue bank letters and cheques, and release payments after reconciling advances.
  9. Provide financial oversight and coaching to grantees.
  10. Maintain and monitor the master payment tracker sheet.

 

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE:

  1. At least 2 years of grants management experience, particularly with local or international NGOs. Or BSc/BA in relevant field /
  2. Financial or business analysis skills.
  3. Excellent communication skills at all levels.
  4. Proficiency in Microsoft Office Suite, especially Excel.
  5. Experience with complex database systems; experience with QuickBooks or comparable grants management software.
  6. Ability to multitask and work independently and collaboratively to meet deadlines.
  7. Strong interpersonal skills to work effectively with partners, local NGOs, media, and local authorities.
  8. Demonstrated success in financial management and program monitoring.
  9. Proven ability in prioritization and managing competing tasks.
  10. Ability to handle high levels of pressure and critical decision-making.
  11. Proficiency in speaking, writing, reading, and presenting in Arabic and English; Kurdish is recommended.



Note: IPV is an equal opportunity employer committed to diversity, equity, and inclusion. We encourage qualified candidates from all backgrounds to apply. 

IPV is committed to the safeguarding and safety of children, young people, and adults, and we expect all staff to adhere to PSEA and child protection policies. 

IPV’s staff selection process also includes stringent background checks to ensure we adhere to safeguarding standards. 


Application deadline is 26/7/2024

Job Features

Job CategoryEducation & Protection

Apply Online

المعلومات الشخصية

A valid phone number is required.
A valid email address is required.

الحالة التعليمية

المهارات والخبرات