مسؤول لوجستي- Field Logistic Officer

Full-Time Administrative Field Job, إداري, دوام كامل, ميداني
دير الزور - ناحية الكسرة
Posted 2 weeks ago
2024-07-26 (Closing Date)

الموقع: دير الزور ناحية الكسرة

مدة العقد: 12 أشهر – قابلة للتجديد


دور المنصب

يلعب المسؤول اللوجستي دورًا حاسمًا في إدارة العمليات اللوجستية وتحسينها لضمان إدارة سلسلة التوريد الفعالة داخل المنظمة.

تشمل المسؤوليات الرئيسية الإشراف على المشتريات والمخزون وعمليات المستودعات ولوجستيات النقل.

ويتضمن الدور التخطيط الاستراتيجي لمواءمة الأنشطة اللوجستية مع الأهداف التنظيمية، وضمان الامتثال للوائح والسياسات مع تخفيف المخاطر.

تعد القيادة ضرورية في توجيه وتطوير الفريق اللوجستي وتعزيز التعاون والحفاظ على التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة الداخليين والموردين ومقدمي الخدمات.

تعد مراقبة الأداء اللوجستي وتحليل البيانات وإعداد التقارير أمرًا بالغ الأهمية لاتخاذ قرارات مستنيرة وجهود التحسين المستمر عبر المنظمة.


حول IPV

IPV  هو اختصار لعبارة Innovative and Powerful Vision،

نشأت في سوريا عام 2016. بدأت كمجموعة من الناشطين، وظهرت استجابة لاحتياجات المجتمع ونشطت في شمال شرق سوريا.

.منظمة غير ربحية مرخصة في فرنسا وإربيل وشمال شرق سوريا . يشمل عملنا قطاعات التعليم والصحة والتغذية والحماية والأمن الغذائي وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية. نحن نستخدم أساليب متكاملة لتلبية الاحتياجات الإنسانية العاجلة وتطوير قدرات الأفراد من خلال برامجنا الإنسانية.


المجالات الرئيسية للمسؤولية المنوطة بالمنصب

  • المسؤوليات:

    الشراء:

    إدارة الموردين وتقييمهم:

    • تحديد وتقييم واختيار الموردين استناداً إلى معايير الجودة والتكلفة والموثوقية حسب طلب “الفريق الأول”.
    • تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع الموردين الرئيسيين لضمان التسليم في الوقت المناسب وخدمة عالية الجودة.
    • إجراء مراجعات أداء منتظمة ومراجعة الحسابات للموردين لضمان الامتثال للشروط والأحكام التعاقدية.

    تخطيط المشتريات:

    • التعاون مع الإدارات المختلفة لفهم وتوقع احتياجاتهم من المشتريات.
    • مراقبة اتجاهات السوق لتحديد الفرص المتاحة لتحقيق وجود توفير في التكاليف وتحسينات سلسلة التوريد.

    إدارة المناقصات والعقود:

    • الإعداد والمساهمة في طلبات عروض الأسعار (RFQs)، ودعوات لتقديم العطاءات حسب طلب فريق كبار.
    • تقييم العروض والتفاوض على الشروط والأحكام والعقود وفقا للسياسات التنظيمية والمتطلبات القانونية.
    • الإدارة والإشراف على تنفيذ العقد، وضمان الامتثال للشروط والأحكام، وحل أي مشاكل أو نزاعات.

    مراقبة التكاليف وإدارة الميزانية:

    • مراقبة ومراقبة نفقات المشتريات لضمان التقيد بقيود الميزانية.
    • تحليل البيانات المالية لتحديد الفرص المتاحة لخفض التكاليف وتحسينات العملية.
    • إعداد وتقديم تقارير منتظمة عن أنشطة الشراء والنفقات.

     إدارة المركبات:

    • الإشراف على السائقين العاملين في المنظمة، وضمان الالتزام بإجراءات المنظمة في مهامهم اليومية.
    • إجراء مراجعات شهرية للسجلات.

    الامتثال وإدارة المخاطر:

    • ضمان امتثال جميع أنشطة المشتريات للقوانين واللوائح والسياسات التنظيمية ذات الصلة.
    • تحديد وتخفيف المخاطر المرتبطة بعملية الشراء، بما في ذلك اضطرابات سلسلة التوريد وعدم امتثال البائعين.
    • تنفيذ وصيانة نظام للضوابط الداخلية لحماية الأصول التنظيمية وضمان سلامة معاملات الشراء.

    إدارة البيانات وإعداد التقارير:

    • الاحتفاظ بسجلات دقيقة وحديثة لجميع أنشطة الشراء، بما في ذلك أوامر الشراء والعقود ومعلومات الموردين.
    • إنشاء تقارير منتظمة وتقديم رؤى للإدارة العليا بشأن أداء المشتريات وفرص التحسين.

    إدارة الأصول والمخزون:

    • التأكد من تسجيل جميع أصول المنظمة في قائمة الأصول العامة وفقًا لإجراءات المنظمة اللوجستية.
    • توفير الدعم اللازم لجميع موظفي المنظمة فيما يتعلق باحتياجات الأصول.
    • تحديث قائمة الأصول العامة حسب الحاجة، وتتبع أي متطلبات إضافية للأصول، وتقديم تقرير إلى رئيس القسم.

     


المؤهلات والخبرة

  • درجة البكالوريوس في الإدارة أو الإدارة أو المجال ذي الصلة.
  • الحد الأدنى 3 سنوات من الخبرة في مجال الخدمات اللوجستية وإدارة سلسلة التوريد داخل قطاع المنظمات غير الحكومية.
  • خلفية قوية في مجال المشتريات، وإدارة المستودعات، ولوجستيات النقل، ومراقبة المخزون الخاصة بعمليات المنظمات غير الحكومية.
  • مهارات تحليلية وحل المشكلات ممتازة، مع خبرة في إدارة التحديات اللوجستية في بيئات متنوعة ومحدودة الموارد في كثير من الأحيان.
  • خبرة في القيادة وإظهار الإدارة الفعالة للفريق وتعزيز بيئة العمل التعاونية.
  • مهارات الاتصال والتفاوض الفعالة، لا سيما في التعامل مع المقر الرئيسي والجهات المانحة والموردين وأصحاب المصلحة المحليين.

تلتزم منظمة IPV بحماية وأمان الأطفال والشباب والبالغين، ونتوقع من جميع الموظفين الامتثال لسياسات الحماية من الاستغلال والاعتداء الجنسي الخاصة بنا وحماية الطفل.

كما تتضمن عملية اختيار الموظفين في IPV عمليات تأكد صارمة من خلفيات المتقدمين لضمان التزامنا بمعايير الحماية.


الموعد النهائي لاستلام الطلبات:

26/7/2024


LOCATION: Northeast Syria – Deir ezzor -alkesrah district 

CONTRACT LENGTH: 12  Months – Renewable  

ROLE PURPOSE: 

The Senior Logistics Officer plays a critical role in managing and optimizing logistics operations to ensure efficient supply chain management within the organization. Key responsibilities include overseeing procurement, inventory, warehouse operations, and transportation logistics. The role involves strategic planning to align logistics activities with organizational goals, ensuring compliance with regulations and policies while mitigating risks. Leadership is essential in guiding and developing the logistics team, fostering collaboration, and maintaining effective communication with internal stakeholders, suppliers, and service providers. Monitoring logistics performance, analyzing data, and preparing reports are crucial for informed decision-making and continuous improvement efforts across the organization.

About IPV 

IPV is short for Innovative and Powerful Vision (IPV), which originated in Syria in 2016. Beginning as a group of activists, IPV emerged in response to the community’s needs and has been active in Northeast Syria. IPV is a non-profit organization licensed in France, ERBIL, and Northeast Syria (NES). Our work encompasses the Education, Health & Nutrition, Protection, Food Security and Livelihoods, and WASH sectors. We employ integrated approaches to address immediate humanitarian needs and develop the capacity of individuals through our humanitarian programs. 

KEY AREAS OF RESPONSIBILTY: 

Key Responsibilities

Responsibilities:

Procurement:

Supplier Management and Evaluation:

  • Identify, evaluate, and select suppliers based on quality, cost, and reliability criteria as requested by Senior Team .
  • Develop and maintain strong relationships with key suppliers to ensure timely delivery and high-quality service.
  • Conduct regular performance reviews and audits of suppliers to ensure compliance with contractual terms and conditions.

Procurement Planning:

  • Collaborate with various departments to understand and forecast their procurement needs.
  • Monitor market trends to identify opportunities for cost savings and supply chain improvements.

Tendering and Contract Management:

  • Prepare and contribute to requests for quotations (RFQs), and invitations to bid as requested by Senior team .
  • Evaluate bids , negotiate terms and conditions, and contracts in accordance with organizational policies and legal requirements under the supervision of senior team .
  • Manage and oversee contract execution, ensuring compliance with terms and conditions, and resolving any issues or disputes.

Cost Control and Budget Management:

  • Monitor and control procurement expenditures to ensure adherence to budgetary constraints.
  • Analyze financial data to identify opportunities for cost reductions and process improvements.
  • Prepare and present regular reports on procurement activities and expenditures.

       Vehicle Management:

  • Oversee the drivers working for IPV, ensuring adherence to IPV procedures in their daily tasks.
  • Conduct monthly reviews of logbooks.

Compliance and Risk Management:

  • Ensure all procurement activities comply with relevant laws, regulations, and organizational policies.
  • Identify and mitigate risks associated with the procurement process, including supply chain disruptions and vendor non-compliance.
  • Implement and maintain a system of internal controls to safeguard organizational assets and ensure the integrity of procurement transactions.

Data Management and Reporting:

  • Maintain accurate and up-to-date records of all procurement activities, including purchase orders, contracts, and supplier information.
  • Generate regular reports and provide insights to senior management on procurement performance and opportunities for improvement.

Assets and Stock Management:

  • Ensure all IPV assets are registered in the general asset list according to IPV logistics procedures.
  • Provide necessary support for all IPV staff regarding asset needs, following IPV logistics procedures.
  • Update the general asset list as needed, track any additional asset requirements, and report to the department head.

Other Responsibilities

  • Respond to investigations and audits related to recruitment matters.
  • Maintain recruitment tracker and blacklist.
  • Communicate new recruitment practices and guidelines to the HR team.
  • Assist in staff development and handle personnel letters/forms.
  • Serve as backup for other Senior HR Officer functions, including payrolls .
  • Promote adherence to HR compliance, policies, and labor law.
  • Perform other duties as requested by HR management.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE: 

  1. Bachelor’s degree in management , Administration, or related field;
  2. Minimum 3 years’ progressive experience in logistics and supply chain management within the NGO sector.
  3. Strong background in procurement, warehouse management, transportation logistics, and inventory control specific to NGO operations.
  4. Excellent analytical and problem-solving skills, with experience in managing logistics challenges in diverse and often resource-constrained settings.
  5. Leadership experience demonstrating effective team management and fostering a collaborative work environment.
  6. Effective communication and negotiation skills, particularly in engaging with HQ , Donors, suppliers, and local stakeholders.
  7. Up-to-date knowledge of logistics trends, best practices, and regulatory requirements relevant to NGOs.

Note: IPV is an equal opportunity employer committed to diversity, equity, and inclusion. We encourage qualified candidates from all backgrounds to apply. 

IPV is committed to the safeguarding and safety of children, young people, and adults, and we expect all staff to adhere to PSEA and child protection policies. 

IPV’s staff selection process also includes stringent background checks to ensure we adhere to safeguarding standards. 


Application deadline is 26/7/2024

Job Features

Job CategoryEducation & Protection

Apply Online

المعلومات الشخصية

A valid phone number is required.
A valid email address is required.

الحالة التعليمية

المهارات والخبرات