مسؤول موارد بشرية- HR Officer

Full-Time Administrative Field Job, إداري, دوام كامل, ميداني
دير الزور - ناحية الكسرة
Posted 2 days ago
2024-07-27 (Closing Date)

الموقع: دير الزور ناحية الكسرة

مدة العقد: 12 أشهر – قابلة للتجديد


دور المنصب

الغرض الأساسي من هذا الدور هو التعاون مع قسم الموارد البشرية والمدير المباشر للإشراف على أنشطة التوظيف والإدارة لـلمنظمة في شمال شرق سوريا.

سيعمل كبير موظفي الموارد البشرية بشكل وثيق مع رئيس ومدير الموارد البشرية، وإدارة مشاريع التوظيف من البداية إلى النهاية، بما في ذلك المناصب المبتدئة إلى العليا، والتعامل مع عملية التوظيف من فرص العمل إلى العروض.


حول IPV

IPV  هو اختصار لعبارة Innovative and Powerful Vision،

نشأت في سوريا عام 2016. بدأت كمجموعة من الناشطين، وظهرت استجابة لاحتياجات المجتمع ونشطت في شمال شرق سوريا.

.منظمة غير ربحية مرخصة في فرنسا وإربيل وشمال شرق سوريا . يشمل عملنا قطاعات التعليم والصحة والتغذية والحماية والأمن الغذائي وسبل العيش والمياه والصرف الصحي والنظافة الصحية. نحن نستخدم أساليب متكاملة لتلبية الاحتياجات الإنسانية العاجلة وتطوير قدرات الأفراد من خلال برامجنا الإنسانية.


المجالات الرئيسية للمسؤولية المنوطة بالمنصب

  • التوظيف والاختيار
    • ضمان الالتزام بأدلة التوظيف والعمليات وإجراءات التشغيل الموحدة للتوظيف حسب معايير المنظمة.
    • إدارة عمليات التوظيف اليومية ومساعدة مدير التوظيف مع الوصف الوظيفي.
    • توحيد والتحقق من التوصيفات الوظيفية، وتقديم التوصيات حسب الحاجة.
    • تحديث قاعدة بيانات خطة التوظيف والتنسيق مع المقر الرئيسي بشأن عمليات التوظيف.
    • الإعلان عن الوظائف الشاغرة ودعم الموارد البشرية في فحص وتقييم المرشحين.
    • تنسيق وجدولة المقابلات والاختبارات الخاصة بالمنصب.
    • تنظيم أسئلة المقابلة، وإحاطة اللجنة، وتوجيه عملية المقابلة.
    • التعامل كممثل الموارد البشرية أثناء المقابلات وضمان الاختيار المناسب للمرشحين.
    • إبلاغ قرارات المقابلة، وبطاقات الأداء الكاملة، وترتيب مقابلات المتابعة.
    • الحفاظ على الامتثال لسياسات الموارد البشرية وإجراءات التشغيل الموحدة للتوظيف.
    • تحديث وإغلاق طلبات التوظيف بانتظام، وإرسال الاعتذارات للمرشحين، والحفاظ على ملفات التوظيف.
    • ارسال تقارير في التقدم المحرز في التوظيف إلى المدير المباشر.
    • إدارة عمليات التوظيف رفيعة المستوى والتعامل مع عمليات التوظيف في حالات الطوارئ.
    التوظيف والتأهيل
    • إدارة مراحل التوظيف، بما في ذلك التحقيقات الأمنية والمفاوضات بشأن الرواتب.
    • إعداد عروض العمل وعقود العمل.
    • إجراء الفحوصات المرجعية وجمع وثائق المرشحين.
    • تسهيل تأهيل الموظفين الجدد، بما في ذلك الترتيبات الإدارية والبرامج التعريفية.
    • التأكد من توقيع كافة المستندات الخاصة بالتأهيل وإنشاء ملفات شخصية للموظفين الجدد.
    • الإعلان عن الموظفين الجدد وتقديمهم للفريق.

    مسؤوليات أخرى

    • الرد على التحقيقات وعمليات التدقيق المتعلقة بمسائل التوظيف.
    • الحفاظ على تعقب التوظيف.
    • إبلاغ ممارسات التوظيف الجديدة والمبادئ التوجيهية لفريق الموارد البشرية.
    • المساعدة في تطوير الموظفين والتعامل مع خطابات/نماذج الموظفين.
    • عمل نسخة احتياطية لملفات الموارد البشرية، بما في ذلك كشوف المرتبات.
    • تعزيز الالتزام بامتثال الموارد البشرية والسياسات وقانون العمل.
    • أداء واجبات أخرى حسب طلب إدارة الموارد البشرية.
     

المؤهلات والخبرة

  • درجة البكالوريوس في الإدارة و/أو إدارة الأعمال أو أي مجال آخر ذي صلة.
  • الحد الأدنى من الخبرة في التوظيف لمدة 3 سنوات مع منظمة غير حكومية.
  • مهارات اتصالات ممتازة
  • الكفاءة في اللغة العربية والإنجليزية والكردية تحدثا وكتابة مفيد للغاية.
  • القدرة على إجراء مقابلات دقيقة وتقييم المرشحين للأدوار المناسبة.
  • توجه نحو النتائج وتوجه نحو تحقيق الهدف.
  • إظهار الفهم والخبرة في السياسات والبروتوكولات وإجراءات المنظمات غير الحكومية الدولية والوكالات المانحة
  • مهارات إعداد التقارير
  • مهارات تحليلية/حل المشكلات ممتازة
  • المهارات المتقدمة في برامج مايكروسوفت الإنتاجية (أي Excel) مرغوبة.
  • انفتاح على التعلم.

تلتزم منظمة IPV بحماية وأمان الأطفال والشباب والبالغين، ونتوقع من جميع الموظفين الامتثال لسياسات الحماية من الاستغلال والاعتداء الجنسي الخاصة بنا وحماية الطفل.

كما تتضمن عملية اختيار الموظفين في IPV عمليات تأكد صارمة من خلفيات المتقدمين لضمان التزامنا بمعايير الحماية.


الموعد النهائي لاستلام الطلبات:

26/7/2024


LOCATION: Northeast Syria – Deir ezzor -alkesrah district  CONTRACT LENGTH: 12  Months – Renewable  

ROLE PURPOSE: 

The primary purpose of this role is to collaborate with the HR department and line manager to oversee recruitment and admin activities for IPV in NES. The Senior HR Officer will work closely with the HR Head and Manager, managing recruitment projects from start to finish, including junior to senior positions, and handling the recruitment process from job openings to offers.

About IPV 

IPV is short for Innovative and Powerful Vision (IPV), which originated in Syria in 2016. Beginning as a group of activists, IPV emerged in response to the community’s needs and has been active in Northeast Syria. IPV is a non-profit organization licensed in France, ERBIL, and Northeast Syria (NES). Our work encompasses the Education, Health & Nutrition, Protection, Food Security and Livelihoods, and WASH sectors. We employ integrated approaches to address immediate humanitarian needs and develop the capacity of individuals through our humanitarian programs. 

KEY AREAS OF RESPONSIBILTY: 

Key Responsibilities

Recruitment and Selection

  • Ensure adherence to recruitment manuals, processes, and SOPs for IPV-based recruitments.
  • Manage daily recruitment operations and assist hiring managers with job descriptions.
  • Consolidate and verify JD templates, providing recommendations as needed.
  • Update the recruitment plan database and coordinate with HQ on recruitments.
  • Advertise vacancies and support HR in screening and evaluating candidates.
  • Coordinate and schedule Position’s interviews and tests.
  • Organize interview questions, brief the panel, and guide the interview process.
  • Handle HR representative role during interviews and ensure proper candidate selection.
  • Communicate interview decisions, complete scorecards, and arrange follow-up interviews.
  • Maintain compliance with HR policies and recruitment SOPs.
  • Regularly update and close recruitment applications, send apologies to candidates, and maintain recruitment files.
  • Report recruitment progress to the line manager.
  • Manage senior-level recruitment processes and handle emergency recruitments.

Hiring and Onboarding

  • Manage hiring stages, including security checks and salary negotiations.
  • Prepare job offers and employment contracts.
  • Conduct reference checks and collect candidate documents.
  • Facilitate new employee onboarding, including administrative arrangements and induction programs.
  • Ensure all onboarding documents are signed and create personal files for new employees.
  • Announce new staff and introduce them to the team.

Other Responsibilities

  • Respond to investigations and audits related to recruitment matters.
  • Maintain recruitment tracker and blacklist.
  • Communicate new recruitment practices and guidelines to the HR team.
  • Assist in staff development and handle personnel letters/forms.
  • Serve as backup for other Senior HR Officer functions, including payrolls .
  • Promote adherence to HR compliance, policies, and labor law.
  • Perform other duties as requested by HR management.

QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE: 

  1. A bachelor’s degree in management and/or Business Administration or any other relevant field .
  2. Minimum 3 years’ recruitment experience, with an NGO.
  3. Excellent communications skills
  4. Proficiency in spoken and written Arabic , English and Kurdish is highly advantageous.
  5. Ability to network and utilize contacts.
  6. Ability to accurately interview and assess candidates for appropriate roles.
  7. Results-orientated and target driven.
  8. Demonstrated understanding of and experience with policies, protocols, and procedures of international NGOs and donor agencies
  9. Proven reporting skills
  10. Excellent analytical/problem-solving skills and detail orientation
  11. Advanced skills in Microsoft productivity programs (i.e. Excel) are desirable.
  12. Creative and open to learning.
  13. Attention to detail and task completion.

Note: IPV is an equal opportunity employer committed to diversity, equity, and inclusion. We encourage qualified candidates from all backgrounds to apply. 

IPV is committed to the safeguarding and safety of children, young people, and adults, and we expect all staff to adhere to PSEA and child protection policies. 

IPV’s staff selection process also includes stringent background checks to ensure we adhere to safeguarding standards. 


Application deadline is 26/7/2024

Job Features

Job CategoryEducation & Protection

Apply Online

Personal info

A valid phone number is required.
A valid email address is required.

Education info

Experiences and Skills